1. Henkilötietojen käsittelijä ja yhteystiedot

Asianajotoimisto Kim Åstrand Oy
Hovioikeudenpuistikko 15 C 34
65100 Vaasa

Kim Åstrand
Sähköposti: kim@kimastrand.fi
Telefon: +358 (0)40 8410 811

 

2. Asianajotoimisto Kim Åstrandin henkilötietojen käsittely

Asianajotoimisto Kim Åstrand on Suomessa toimiva asianajotoimisto. Henkilötietoja käsitellään toimintaan liittyen, muun muassa asioiden käsittelyn, toiminnan kehittämisen ja rekrytoinnin osalta. Arvostamme henkilötietojesi suojaa, ja tämä tietosuojakäytäntö selittää, miten ja milloin henkilötietoja käsitellään sekä mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä. Alla on lueteltu useita tarkoituksia, joihin henkilötietoja käsitellään, mutta se, mitkä näistä koskevat sinua, vaihtelee roolisi mukaan. Esimerkiksi voit olla vierailija verkkosivuillamme, asiakas tai osapuoli asiassa. Käsiteltävät henkilötiedot riippuvat siis omasta toiminnastasi ja suhteestamme sinuun.

 

3. Tarkoitukset ja oikeudelliset perusteet

Kehittääkseen Asianajotoimisto Kim Åstrandin tuotteita ja palveluja, kehittääkseen liiketoimintaa, hoitaakseen asiakasasioita tarkoituksenmukaisella tavalla, noudattaakseen soveltuvaa lainsäädäntöä jne, Asianajotoimisto Kim Åstrand käsittelee henkilötietoja pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla perusteilla:

1) Asioiden käsittely. Kun otat yhteyttä saadaksesi apua, tarvitsemme henkilötietoja voidaksemme pitää yhteyttä sinuun ja mahdollisiin vastapuoliin ja heidän edustajiinsa sekä voidaksemme arvioida ja käsitellä asian parhaalla mahdollisella tavalla. Käsiteltävät henkilötiedot vaihtelevat tapauskohtaisesti, ja käsittelyperusteet perustuvat yleisiin sopimusehtoihin, asianajajalakiin (mukaan lukien asianajajaliiton ohjeet) ja oikeutettuihin etuihin.

2) Laskutus, maksaminen ja perintä. Tarvitsemme tietenkin maksuja työstä. Tämä hoidetaan laskutuksen ja maksujen seurannan kautta, joka perustuu yleisiin sopimusehtoihin. Jos maksua ei suoriteta, voimme käyttää perintätoimistoja, mikä perustuu oikeutettuihin etuihin.

3) Asiakasvarojen hallinta. Jos jätät asiakasvarat säilytettäväksemme, niitä ei sekoiteta omiin varoihimme. Säilytämme asiakasvaroja erillisillä tileillä, mikä perustuu asianajajalakiin (mukaan lukien asianajajaliiton ohjeet).

4) Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estäminen. Asianajotoimisto Kim Åstrandilla on lain mukaan velvollisuus kerätä tietoja edistääkseen tällaisen toiminnan paljastamista ja tutkimista. Tämä perustuu rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvään lainsäädäntöön sekä asianajajalakiin (mukaan lukien asianajajaliiton ohjeet).

5) Esteellisyystarkastus ja asiakassuhteen sekä asian rekisteröinti ja ylläpito. Asianajotoimisto Kim Åstrandin toiminta on laajalti säädeltyä, ja velvollisuuksiimme kuuluu rekisteröidä asiakkaat ja asiat sekä tutkia esteellisyys. Tämä käsittely perustuu siis asianajajalakiin (mukaan lukien asianajajaliiton ohjeet) ja omiin yleisiin ehtoihimme.

6) Asianajotoimisto Kim Åstrandin tuotteiden, palveluiden ja toiminnan kehittäminen. On eduksi niin sinulle kuin meille, että tuotteemme ja palvelumme ovat ajankohtaisia ja ajattelutapamme on kehityksen kärjessä. Henkilötiedot, joita annat esimerkiksi verkkosivustollamme tai asiakkaina, auttavat meitä saavuttamaan nämä tavoitteet. Tämäkin perustuu oikeutettuihin etuihin.

7) Uutiskirjeiden lähettäminen ja muu markkinointi. Tarjoamme monenlaisia palveluja, joihin haluamme sinun pääsevän käsiksi, ja pidämme sinut ajan tasalla lainsäädännön uutisista. Uutiskirjeet ja muu markkinointi ovat tapa olla sinulle relevantteja, ja tämäkin perustuu oikeutettuihin etuihin.

8) Tapahtumien kutsujen ja ilmoittautumisten hallinta. Mielestämme erilaiset tilaisuudet ovat erinomaisia mahdollisuuksia tavata ja verkostoitua, ja haluamme, että sinäkin osallistut. Jos ilmoittaudut, meidän on hallittava kutsu ja mahdolliset allergiat. Tällainen käsittely perustuu oikeutettuihin etuihimme ja tapahtuman sovellettaviin ehtoihin.

9) Toimittajasuhteen hallinta. Kun ostamme tavaroita ja palveluja muilta, käsittelemme joitakin henkilötietoja muun muassa toimittajarekisterin pitämiseksi, tuotteen tai palvelun arvioimiseksi ja ostoista maksamiseksi. Tällä tavoin käsittelemme tietoja sopimusten ja oikeutettujen etujen perusteella.

10) Verkkosivuston käyttäjäystävällisyyden varmistaminen. Käyttäjäystävällinen verkkosivusto edistää sitä, että se on paremmin räätälöity tarpeisiisi ja nopeampi käyttää, mikä on etu sekä sinulle että meille. Tämä käsittely perustuu oikeutettuihin etuihin.

11) Työhakemusten käsittely, työnhakijoiden arviointi, mahdolliset haastattelut ja valinta. Tämä tarkoittaa, että Asianajotoimisto Kim Åstrand voi käyttää henkilötietojasi ollakseen yhteydessä sinuun, arvioidakseen, onko työkokemuksesi sopiva, kutsuaksesi sinut haastatteluun ja käyttäessään tiettyjä perustietoja mahdollisen työsopimuksen pohjana. Tämä käsittely perustuu Asianajotoimisto Kim Åstrandin oikeutettuihin etuihin. Tietyissä rajoitetuissa tapauksissa käsittely perustuu suostumukseesi (esim. jos rekrytoinnissa käytetään henkilötietoja, jotka on kerätty muualta kuin sinulta).

Niiden käsittelyjen osalta, jotka perustuvat oikeutettuihin etuihin, Asianajotoimisto Kim Åstrand on tehnyt eturistiriidan arvioinnin sinun etujesi, perusoikeuksiesi ja meidän etujemme välillä. Monissa tapauksissa meidän ja sinun etumme ovat linjassa toistensa kanssa, mutta siitä huolimatta olemme eturistiriidan arviointien perusteella rajoittaneet henkilötietoja, säilytysaikaa ja muuta käsittelyä vain siihen, mikä on tarpeellista tarkoituksen toteuttamiseksi.

 

4. Käsiteltävien henkilötietojen kategoriat

Käsiteltävät henkilötietojen kategoriat vaihtelevat sen mukaan, millaisesta rekisteröidystä on kyse. Seuraavat ovat henkilötietojen eri kategoriat:

1) Teknisiä käyttäjätietoja, kuten evästeet, IP-osoitteet, kieliasetukset, sijaintitiedot, ohjelmisto- ja laiteversiot, mitkä osat verkkosivustostamme olet käynyt sekä tykkäykset ja kommentit sosiaalisen median tileillämme.

2) Perustiedot (yhteystiedot), kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja verkkosivuston osoite.

3) Tietoja asemastasi, kuten työnantaja, asema ja ala.

4) Ilmoittautumiset ja mahdolliset ruokavaliot ja allergiat tapahtumille.

5) Markkinointiluvat ja -kiellot.

6) Suostumukset.

7) Kiinnostuksen kohteet ja haluamasi viestityypit.

8) Sosiaaliturvatunnus.

9) Asiakastiedot, kuten juridinen tai fyysinen henkilö, vastuutoimisto, vastuuhenkilö Asianajotoimisto Kim Åstrandilta, tiedot esteellisyystarkistuksesta, ala ja asiakasnumero.

10) Asian tiedot, kuten vastuullinen asianajaja, tiedot esteellisyystarkistuksesta, asian numero, oikeusalue, vastapuolet, vastapuolen edustajat, yhteyshenkilöt muun muassa vakuutusyhtiöissä ja viranomaisissa sekä muut tiedot, joita tarvitsemme tai jotka annat asian käsittelemiseksi.

11) Maksutiedot, kuten luottorajat, laskutettavat summat, maksetut summat, maksamattomat summat, laskutuspäivämäärä, eräpäivä, muistutukset, laskutusosoite, yhteyshenkilö ja tilinumero.

12) Asiakasvaratiedot, kuten määrä, laatu, arvo ja säilytysaika.

13) Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi tarvittavat tiedot, jotka on listattu rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetussa laissa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, syntymäaika ja henkilötunnus, edustajien nimet, syntymäajat ja henkilötunnukset sekä oikeushenkilöiden hallituksen tai vastaavien päätöksentekoelinten jäsenten nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet.

14) Arvosanat, kokemus, osaaminen ja muut työhön liittyvät tiedot, kuten nykyiset ja aiemmat työtehtävät, arvosanat, opintotodistukset, suositukset ja suositusten arvioinnit, IT-taidot, kielitaito ja muut taidot, soveltuvuusarvioinnit, palkkavaatimukset ja -odotukset sekä muu tieto.

15) Kuvat, kuten kuvat opiskelijoista ja stipendin saajista.

Advokatbyrå Kim Åstrand käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen yksittäistä tarkoitusta varten. Sovellettavan lainsäädännön ja sopimusehtojen mukaisiin tehtäviin Advokatbyrå Kim Åstrand tarvitsee tiettyjä henkilötietoja. Sinulla on oikeus olla antamatta meille näitä henkilötietoja, mutta silloin emme voi taata, että voimme toimittaa tuotteitamme ja palvelujamme parhaalla mahdollisella tavalla tai lainkaan. Esimerkiksi emme voi aloittaa asiaa, jos et anna meille niitä henkilötietoja, joita tarvitsemme esteellisyyden selvittämiseen, rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen riskien selvittämiseen tai muihin tietoja, joita tarvitsemme asian käsittelemiseksi.

 

5. Lähteet, joita Advokatbyrå Kim Åstrand käyttää

Advokatbyrå Kim Åstrand kerää henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi, esimerkiksi kun suoritamme rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvää selvitystä, kun otat yhteyttä ja tarvitset apua meiltä tai kun ilmoitat ruokavaliotapahtumiin. Henkilötietoja syntyy myös oman toimintasi kautta mm. verkkosivustollamme ja sosiaalisessa mediassa. Monissa tapauksissa voimme säästää vaivasi antamalla kaikki henkilötiedot itse, sillä voimme hankkia niitä kolmansilta osapuolilta. Esimerkiksi käytämme usein Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämää julkista kaupparekisteriä, kun rekisteröimme sinut asiakkaaksi, rekisteröimme asiasi tai suoritamme rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevaa selvitystä. Voimme myös kerätä tietoja mm. työnantajasi verkkosivustolta. Asian käsittelyssä keräämme tarvittavat henkilötiedot, jotka voivat tulla kolmansilta osapuolilta ja joiden laajuus vaihtelee tapauskohtaisesti. Lisäksi Advokatbyrå Kim Åstrand voi pyytää sinulta antamiasi suosittelujen arvioita.

 

6. Vastaanottajaryhmät 

Pääasiassa Advokatbyrå Kim Åstrand käsittelee henkilötietoja omassa organisaatiossaan ja omiin tarkoituksiinsa. Tietyissä tilanteissa Advokatbyrå Kim Åstrand voi kuitenkin joutua luovuttamaan henkilötietoja kolmansille osapuolille. Esimerkiksi Advokatbyrå Kim Åstrand järjestää tiettyjä tapahtumia yhteistyössä muiden organisaatioiden kanssa, jolloin henkilötietoja voi olla tarpeen luovuttaa muille järjestäjille tai catering-palveluja tarjoaville yrityksille. Meillä on myös laaja yhteistyö eri yrittäjäjärjestöjen kanssa, ja ajoittain voi olla tarpeen, että nämä saavat tutustua henkilötietoihin, jotta voimme käsitellä henkilötietoja tarkoituksiemme mukaisesti.

Asian käsittely edellyttää usein, että kolmannet osapuolet saavat tutustua henkilötietoihin. Asiaan voi liittyä usein vastapuolia, vastapuolten asianajajia, viranomaisia, pankkeja ja vakuutusyhtiöitä, ja nämä saavat tutustua henkilötietoihin vain siinä määrin kuin se on tarpeen. Myös eri asiantuntijat, joita Advokatbyrå Kim Åstrand käyttää asiassa, voivat saada tarvittavat tiedot. Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämislainsäädännön mukaan Advokatbyrå Kim Åstrand on velvollinen antamaan poliisin keskusrikospoliisille tietoja tietyissä tilanteissa. Esimerkiksi Advokatbyrå Kim Åstrand voi käyttää kolmansia osapuolia työpaikkahakijoiden soveltuvuustestien suorittamiseksi.

 

7. Säilytysaika

Advokatbyrå Kim Åstrand säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia niiden alkuperäisten keräämistarkoitusten kannalta. Tämä vaihtelee riippuen siitä, minkä tyyppisistä henkilötiedoista on kyse ja mihin tarkoitukseen ne on kerätty. Esimerkiksi evästeet ja muut henkilötiedot, joita saamme verkkosivustollamme ja sosiaalisessa mediassa tapahtuvan toiminnan kautta, säilytetään niin kauan kuin Advokatbyrå Kim Åstrand tarvitsee niitä verkkosivuston käytön ja tuotteiden, palvelujen ja toiminnan kehittämisen osalta. Tämän säilytysaika vaihtelee, mutta niitä säilytetään tyypillisesti muutaman vuoden ajan. Sinulla on mahdollisuus valita, ettei selaimesi tallenna evästeitä, ja poistaa niitä tarvittaessa. Tällöin Advokatbyrå Kim Åstrand ei tietenkään säilytä henkilötietoja niiden poistamisen jälkeen.

Henkilötiedot, joita tarvitaan uutiskirjeiden lähettämiseen, säilytetään niin kauan kuin Asianajotoimisto Kim Åstrand katsoo, että voit olla kiinnostunut Asianajotoimisto Kim Åstrandin tuotteista ja palveluista. Tämä voi esimerkiksi riippua siitä, kuinka asemassasi yrityksessä tapahtuu muutoksia tai vaihdat työpaikkaa. Tapahtumien yhteydessä käytettävät henkilötiedot säilytetään yleensä vain siihen asti, kunnes tapahtuma on saatu päätökseen. Asianajotoimisto Kim Åstrand voi kuitenkin säilyttää tietoja pidempään voidakseen seurata mielipiteitäsi tapahtumasta ja jotta tiedämme, oletko kiinnostunut vastaavista tapahtumista tulevaisuudessa.

Asiakassuhteen rekisteröimiseksi ja ylläpitämiseksi säilytämme henkilötiedot niin kauan kuin olet asiakas ja sen jälkeen asianajajaliiton tai muiden sovellettavien ohjeiden mukaisesti. Henkilötiedot, joita käsittelemme asiansa käsittelyssä ja asiakasvarojen käsittelyssä, säilytetään yhtä kauan kuin asiakassuhteen henkilötiedot. Esteellisyyteen liittyviä tietoja voimme kuitenkin säilyttää pidempään, jotta voimme tutkia esteellisyyttä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Maksamiseen, laskutukseen ja perintään liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin velka on maksettu ja sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeen mahdollisten vaateiden ja vaatimusten selvittämiseksi.

Rahanpesun ja terrorismirahoituksen estämistä koskevat henkilötiedot säilytetään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Asianajotoimisto Kim Åstrand noudattaa myös muuta soveltuvaa lainsäädäntöä, joka määrää säilytysaikoja, kuten kirjanpitolainsäädäntöä. Rekrytointiin liittyvät tiedot säilytetään sen mukaan, onko kyseessä hakuprosessi, jossa on määrätty aikaraja, vai onko kyse avoimesta hakemuksesta. Kun itse hakuprosessi on päättynyt, säilytämme henkilötietoja vielä vähintään vuoden voidaksemme palata rekisteröityyn muun muassa uusien rekrytointitarpeiden yhteydessä.

 

8. Henkilötietojen siirtäminen EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Asianajotoimisto Kim Åstrand käsittelee henkilötietojasi pääasiassa EU:ssa ja ETA-alueella. Teknisten syiden vuoksi Asianajotoimisto Kim Åstrand saattaa kuitenkin joutua siirtämään osan henkilötiedoistasi kolmansille maille, joissa henkilötietojen suojaustaso voi olla matalampi kuin EU:ssa ja ETA-alueella. Jos tällaiset maat eivät ole saaneet Euroopan komission päätöstä riittävästä suojaustasosta, henkilötietojen käsittelyyn turvataan muita sopivia suojatoimia. Tällaisia suojatoimia ovat ensisijaisesti Euroopan komission laatimat vakiolausekkeet, ja lisätietoja näistä löytyy täältä: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_sv

 

9. Den registrerades rättigheter

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä, oikaisua ja poistamista niistä henkilötiedoista, joita Asianajotoimisto Kim Åstrand käsittelee sinusta. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ja oikeus vastustaa käsittelyä. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää tietojesi siirrettävyyttä. Näiden oikeuksien laajuus määräytyy yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaan.

Sinulla on mahdollisuus päästä käsiksi ja poistaa evästeet sekä säätää muita teknisiä tietoja selainasetuksistasi, puhelimessasi tai muussa käytössä olevassa laitteessasi. Muissa tapauksissa pyyntö tai vastustus on esitettävä kirjallisesti Asianajotoimisto Kim Åstrandin yhteyshenkilölle, joka on mainittu edellä.

Asianajotoimisto Kim Åstrand noudattaa asianajajien lainsäädäntöä (mukaan lukien asianajajaliiton ohjeet), joka velvoittaa salassapitoon ja vaitiolovelvollisuuteen asiakkaan edun turvaamiseksi sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvään salassapitoon. Käytännössä tämä voi rajoittaa muun muassa mahdollisuuttasi saada tietää, käsitelläänkö sinusta henkilötietoja ja saadaanko niihin pääsy.

 

10. Suostumukset

Osa henkilötietojen käsittelystä perustuu suostumukseesi. Tällöin sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi. Esimerkiksi evästeiden osalta sinulla on oikeus muuttaa selainasetuksia niin, ettei evästeitä kerätä.

 

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus Asianajotoimisto Kim Åstrandin henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Suomessa Asianajotoimisto Kim Åstrandin henkilötietojen käsittelyä valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi). Voit myös tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, joka valvoo tietosuoja-asetuksen noudattamista maassa, jossa asut.

 

12. Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko

Asianajotoimisto Kim Åstrand ei käytä automatisoitua päätöksentekoa, mukaan lukien profilointia.